ملف الترخيص الأساسي
يقوم طلب ترخيص الوساطة على كيان مسجل في المملكة برأس مال مدفوع لا يقل عن الحد المقرر لنشاط الوساطة، وموافقة الملاءمة والنزاهة لأعضاء المجلس والإدارة التنفيذية، وكوادر فنية مؤهلة ومعتمدة، وتغطية مسؤولية مهنية، ووظيفة التزام ومكافحة غسل الأموال، وسياسات موثقة لسلوك السوق والتعامل مع أموال العملاء. تحقّق من الحدود السارية في اللائحة المنشورة قبل التقديم، فالحدود تتغيّر والطلب المبني على رقم قديم يُعاد لا يُناقش.
الوصول إلى السوق إثبات لا نية
يُتوقع من الوسيط إسناد الأعمال إلى عدة شركات مرخّصة لا أن يعمل فعلياً كوكيل لشركة واحدة. عملياً: اتفاقيات وساطة موقّعة مع عدة شركات — خمس على الأقل عادةً — وملف يُظهر طلب عروض حقيقياً: طلبات صادرة، وشركات تمت مخاطبتها، وردود مستلمة، واعتذارات مسجّلة. احفظ هذا الأثر لكل فرصة، فهو الفرق بين وصول مُدّعى ووصول قابل للإثبات.
مسؤولية مهنية دون انقطاع
احتفظ بتغطية مسؤولية مهنية بحد يتناسب مع حجم الأعمال وفروع النشاط، وجدّدها باستمرار. الانقطاع ولو أياماً معدودة ملاحظة رقابية بحد ذاته. واحفظ الوثيقة وملاحقها وتأكيدات التجديد بحيث تُستخرج عند الطلب لا أن تكون في بريد شخص واحد.
نطاق الوساطة الإلكترونية
يضيف التوزيع الرقمي متطلبات على رحلة العميل: إفصاح واضح قبل الشراء، وسجل قابل للتدقيق للعرض وقبول العميل، وحماية بيانات وفق نظام حماية البيانات الشخصية، وضوابط أمن معلومات، والقدرة على إبراز السجلات عند الطلب. غالباً يوسّع الوسطاء القائمون نطاق ترخيصهم بدل التقديم من جديد؛ جهّز إثباتات الأنظمة قبل الطلب لأنها ما يُختبر فعلاً.
الاحتفاظ: أكمل المدة ثم توقّف
لسجلات التأمين مدد احتفاظ نظامية، وفي الوقت نفسه يفرض نظام حماية البيانات الشخصية تقليل البيانات. القاعدة العملية: الاحتفاظ بسجلات الوثائق والمطالبات والمخاطبات كامل المدة النظامية، ثم الإتلاف أو إخفاء الهوية وفق جدول موثق. الاحتفاظ اللانهائي ليس حذراً بل مسؤولية غير مُدارة.